XRechnung vs ZUGFeRD: Unterschied, Profile & Empfehlung

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format brauchen Sie? Viele Unternehmer sind beim Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD verwirrt: Brauche ich beides? Welches Format ist gesetzeskonform? Und was bedeuten die verschiedenen Profile?

Wir erklären den Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD verständlich und helfen Ihnen bei der Entscheidung. Hintergrund zu den Fristen finden Sie im Leitfaden zur E-Rechnungspflicht 2027.

Unterschied XRechnung und ZUGFeRD auf einen Blick

Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und sind damit gesetzeskonforme E-Rechnungen. Der zentrale Unterschied: XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ist ein Hybrid aus PDF und XML.

Eigenschaft	XRechnung	ZUGFeRD
Format	Reines XML	PDF + eingebettetes XML
Lesbar ohne Software?	Nein (nur Code)	Ja (normales PDF)
Einsatzgebiet	Behörden (B2G)	Unternehmen (B2B)
Firmenlogo/Design	Nicht möglich	Ja, im PDF
Dateigröße	Sehr klein	Größer (wegen PDF)
Technische Basis	CII oder UBL	Immer CII

XRechnung: Der Behörden-Standard

Die XRechnung ist ein reines XML-Format – genauer gesagt ein Anforderungsprofil, das auf CII (Cross Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) basieren kann.

• Was Sie sehen: Wenn Sie eine XRechnung in einem Texteditor öffnen, sehen Sie nur Code. Sie ist für das menschliche Auge nicht direkt lesbar.
• Wie man sie liest: Sie benötigen einen Viewer, zum Beispiel den kostenlosen ELSTER E-Rechnungs-Viewer.
• Einsatzgebiet: Speziell für die Kommunikation mit deutschen Behörden (Bund und Länder). Bei öffentlichen Aufträgen (B2G) ist die XRechnung oft Pflicht.
• Validierung: Die KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) stellt einen Validator bereit, der XRechnungen auf Konformität prüft.

ZUGFeRD: Das Beste aus zwei Welten

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format. Die aktuelle Version ist ZUGFeRD 2.4 (veröffentlicht Dezember 2025).

• Was Sie sehen: Ein ganz normales PDF mit Ihrem Firmenlogo und Layout.
• Der Clou: Im PDF ist eine unsichtbare XML-Datei (CII-Format) eingebettet, die dieselben strukturierten Rechnungsdaten enthält.
• Einsatzgebiet: Der Standard für den B2B-Bereich.
• Vorteil: Menschenlesbar UND maschinenlesbar. Der Empfänger kann das PDF lesen oder die XML-Daten automatisch verarbeiten.

Gut zu wissen: ZUGFeRD ist mit dem französischen Format Factur-X technisch identisch. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist also automatisch auch eine gültige Factur-X-Rechnung – praktisch für Geschäfte mit französischen Partnern.

ZUGFeRD-Profile: Welches ist gesetzeskonform?

Nicht jedes ZUGFeRD-Profil erfüllt die Anforderungen der E-Rechnungspflicht. Die Profile unterscheiden sich im Umfang der enthaltenen Daten:

Minimum und Basic WL

Enthalten nur grundlegende Daten (Rechnungsnummer, Datum, Betrag). Nicht gesetzeskonform für die E-Rechnungspflicht, da sie nicht der EN 16931 entsprechen.

Basic

Enthält grundlegende Rechnungsdaten inklusive Positionsdetails. Entspricht nicht vollständig der EN 16931.

EN 16931 (Comfort)

Das Standardprofil für die E-Rechnungspflicht. Entspricht vollständig der EU-Norm EN 16931 und erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen. Für die meisten Unternehmen die richtige Wahl.

Extended

Enthält zusätzliche Felder für branchenspezifische Anforderungen – zum Beispiel detaillierte Leistungszeiträume bei Abschlagsrechnungen im Bau- und Handwerksbereich. Ist ebenfalls EN-16931-konform.

XRechnung (Profil)

Ein spezielles Profil innerhalb von ZUGFeRD, das die strengeren Anforderungen der XRechnung erfüllt. Damit können Sie eine ZUGFeRD-PDF erstellen, die auch von Behördenportalen akzeptiert wird.

Wichtig: Damit eine ZUGFeRD-Rechnung als echte E-Rechnung gilt, muss mindestens das Profil EN 16931, Extended oder XRechnung genutzt werden.

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format wählen?

Die Entscheidung hängt von Ihren Kunden ab:

Szenario 1: Rechnungen an Behörden (B2G)

Wenn Sie Rechnungen an den Bund, Städte oder Gemeinden stellen, kommen Sie an der XRechnung oft nicht vorbei. Behördenportale wie die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) des Bundes verlangen dieses Format. Tipp: Prüfen Sie, ob das Portal auch das ZUGFeRD-Profil “XRechnung” akzeptiert – immer mehr tun das.

Szenario 2: Rechnungen an Unternehmen (B2B)

Hier ist ZUGFeRD der klare Gewinner:

• Kundenfreundlich: Der Empfänger sieht sofort eine “normale” Rechnung.
• Sicher: Sollte technisch etwas schiefgehen, ist das PDF noch lesbar (das XML ist aber bei Abweichungen rechtlich führend).
• Professionell: Ihr Corporate Design mit Logo und Layout bleibt erhalten.

Szenario 3: Kleinunternehmer oder Handwerker

Auch hier empfehlen wir ZUGFeRD. Es ändert sich für Sie im Arbeitsalltag fast nichts – Sie erstellen ein PDF, das Ihre Software im Hintergrund mit den nötigen XML-Daten “anreichert”.

Szenario 4: Internationale Geschäfte

Für den EU-weiten Rechnungsaustausch wird das Peppol-Netzwerk immer wichtiger. Peppol basiert auf UBL (nicht CII) und definiert eigene Standards (Peppol BIS 3.0). Wenn Sie viel mit EU-Partnern arbeiten, sollte Ihre Software perspektivisch auch Peppol unterstützen.

Häufige Fragen zu XRechnung und ZUGFeRD

Ist ein normales PDF eine E-Rechnung?

Nein. Ein herkömmliches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Nur Formate mit strukturierten, maschinenlesbaren Daten nach EN 16931 gelten als E-Rechnung – also XRechnung oder ZUGFeRD (ab Profil EN 16931).

Kann ich beide Formate gleichzeitig nutzen?

Ja, und genau das empfehlen wir. Gute E-Rechnungssoftware wie Factora erzeugt auf Knopfdruck das passende Format – ZUGFeRD für B2B-Kunden, XRechnung für Behörden.

Was passiert, wenn PDF und XML in einer ZUGFeRD-Rechnung unterschiedlich sind?

Das XML ist rechtlich führend. Ändern Sie deshalb niemals das PDF nachträglich mit einem PDF-Editor, ohne das XML neu zu generieren.

Fazit

Für 90 % der deutschen Unternehmen ist ZUGFeRD (Profil EN 16931) die beste Wahl. Es kombiniert die rechtliche Sicherheit strukturierter Daten mit der Lesbarkeit eines PDFs. Nur wer viel mit Behörden arbeitet, braucht die reine XRechnung – wobei Factora beides auf Knopfdruck beherrscht.

Investieren Sie in eine Software, die flexibel ist — unser E-Rechnung Software Vergleich 2026 zeigt die besten Optionen. Das Format sollte kein Kopfzerbrechen bereiten, sondern einfach im Hintergrund funktionieren. Jetzt kostenlos testen.