E-Rechnung Software Vergleich 2026: Kostenlos testen

Die E-Rechnung ist da. Und plötzlich schießen Software-Anbieter wie Pilze aus dem Boden. Von komplett kostenlos bis zur High-End-ERP-Lösung ist alles dabei. Aber was brauchen Sie wirklich?

Wir vergleichen die Landschaft für 2026 und zeigen, wo Sie sparen können und wo Sie investieren sollten.

Die Kostenlosen: Für den Start & Wenig-Schreiber

Es gibt tatsächlich Möglichkeiten, E-Rechnungen zum Nulltarif zu erstellen. Diese eignen sich für Unternehmen, die nur 1-3 Rechnungen im Monat schreiben.

1. PDF24 & Co. (Tools)

Wer kennt nicht die PDF-Converter? Viele bieten jetzt “In ZUGFeRD umwandeln” an.

• Vorteil: Komplett kostenlos, keine Anmeldung.
• Nachteil: Extrem mühsam. Sie müssen Daten oft manuell eintippen. Keine Speicherung, keine Kundendatenbank, keine Archivierung!
• Urteil: Nur für den absoluten Notfall geeignet. Risiko bei der GoBD-Archivierung!

2. staatliche Portale (z.B. ELSTER)

Über die ELSTER-Plattform können E-Rechnungen oft zumindest visualisiert (gelesen) werden.

• Vorteil: Offiziell und sicher.
• Nachteil: Bedienung oft spröde (“Amts-Deutsch”), keine “schönen” Rechnungen mit Design.

3. Freemium-Tarife (sevDesk, Factora & Co.)

Viele Anbieter haben einen dauerhaft kostenlosen Tarif.

• sevDesk: Bietet oft kostenlose Testphasen oder E-Rechnungs-Generatoren.
• Factora: Unser Anspruch ist es, kleinen Unternehmen den Einstieg so leicht wie möglich zu machen.
• Vorteil: Professionelles Ergebnis, meist inkl. Kundendatenbank.
• Limit: Oft begrenzt auf z.B. 3 Rechnungen pro Monat.

Die Premium-Klasse: Wann lohnt sich das Bezahlen?

Sobald Sie mehr als 5 Rechnungen im Monat schreiben oder Personal haben, rechnet sich eine Bezahl-Software fast immer durch die Zeitersparnis.

Kriterien für den Vergleich

1. Format-Flexibilität: Kann die Software XRechnung und ZUGFeRD? (Wichtig für Mischkunden).
2. DATEV-Schnittstelle: Der “Goldstandard”. Wenn Sie Daten direkt an den Steuerberater senden können, sparen Sie Jahresabschlusskosten.
3. Automatisierung: Wiederkehrende Rechnungen (Abos), automatisches Mahnwesen.
4. Banking: Ist das Bankkonto verknüpft? Werden Zahlungseingänge automatisch erkannt?

Marktüberblick 2026

• Lexware / Lexoffice: Der Platzhirsch. Sehr solide, sehr großer Funktionsumfang, DATEV-Integration top. Preislich im Mittelfeld (ab ca. 6-12€). Fühlt sich manchmal etwas “groß” an für Solopreneure.
• sevDesk: Der Herausforderer. Sehr modernes Design, intuitiv (“bunt”), starkes Marketing. Preislich ähnlich.
• Factora: Der Spezialist für E-Rechnung. Fokus auf maximale Einfachheit und Compliance. Wir versuchen nicht, ein komplettes ERP zu sein, sondern die beste Rechnungssoftware. Perfekt für alle, die “nur Rechnungen schreiben” wollen, aber das richtig.

ROI-Rechnung: Lohnt sich das Abo?

Eine durchschnittliche Papierrechnung kostet Unternehmen ca. 8-12 Euro an Prozesskosten (Drucken, Kuvertieren, Briefmarke, Zeit zur Post, Ablage). Eine E-Rechnung kostet ca. 1-2 Euro Prozesskosten.

Beispiel: Sie schreiben 20 Rechnungen im Monat.

• Ersparnis Prozesskosten: ca. 150-200 Euro / Monat.
• Kosten Software-Abo: 15 Euro / Monat.

Fazit: Die Software bezahlt sich von selbst, sobald Sie auch nur wenige Rechnungen schreiben. Der größte Fehler ist es, aus falscher Sparsamkeit (“Ich mach das mit Word und einem kostenlosen Konverter”) Stunden an kostbarer Arbeitszeit zu verschwenden. Welche Fehler sonst noch teuer werden, zeigt unser Artikel E-Rechnung Fehler vermeiden. Factora kostenlos testen – 5 Rechnungen pro Monat, dauerhaft gratis.