E-Rechnung erstellen– kostenlos & rechtssicher

Was ist eine E-Rechnung?

XRechnung erstellen – Schritt für Schritt

XRechnung ist der deutsche E-Rechnungsstandard für den öffentlichen Sektor. Bundesbehörden, Landesverwaltungen und viele Kommunen akzeptieren seit 2020 ausschließlich XRechnung im XML-Format. Wer für Behörden arbeitet, muss eine XRechnung erstellen — ein anderes Format wird nicht akzeptiert.

Pflichtfelder für eine valide XRechnung

• Leitweg-ID (BT-10) — identifiziert den behördlichen Empfänger; ohne sie wird die Rechnung abgewiesen
• Rechnungsnummer — fortlaufend, GoBD-konform, jährlich zurücksetzbar
• Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, optional Leistungszeitraum
• Verkäuferdaten — Name, Adresse, USt-IdNr. oder Steuernummer
• Käuferdaten — Name, Adresse, Buyer Reference
• Positionen mit Menge, Einheit, Nettopreis, Steuersatz
• Zahlungsmittel (SEPA, IBAN) und Gesamtsummen (netto, USt, brutto)

Ablauf beim XRechnung erstellen

1. Rechnungsdaten in der Software erfassen — XRechnung erstellen bedeutet den kompletten EN-16931-Datensatz korrekt zu befüllen, nicht nur XML zu schreiben
2. Leitweg-ID vom Behördenkunden einholen (z. B. 04011000-1234512345-06)
3. XML-Datei generieren lassen — die Software erzeugt die konforme UBL- oder CII-Struktur
4. Validierung mit dem KoSIT-Validator — jede Datei wird gegen Schematron-Regeln geprüft, Fehler müssen vor dem Versand behoben werden
5. Versand über OZG-RE, ZRE oder per Peppol Access Point

OZG-RE oder ZRE? Die Bundesverwaltung betreibt zwei Eingangsplattformen für XRechnung: die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für direkte Bundesbehörden und die Online-Zugangsgesetz-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) für Länder und Kommunen, die sich anschließen. Welche Plattform zuständig ist, entscheidet die Leitweg-ID des Empfängers. Eine dritte Variante ist der Versand über Peppol — dabei geht die Rechnung über zertifizierte Access Points und landet direkt in der Empfänger-Software, ohne manuelle Plattform-Anmeldung.

Factora erzeugt XRechnung 3.0.2 — die aktuelle, Peppol-konforme Version — und validiert jede Rechnung automatisch vor dem Versand.

ZUGFeRD Rechnung erstellen

Während XRechnung im Behördenumfeld Standard ist, hat sich im B2B ZUGFeRD etabliert. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Eine PDF/A-3-Datei enthält zusätzlich zum sichtbaren Rechnungsbild eine eingebettete XML-Datei mit denselben Daten in maschinenlesbarer Form. Wer eine ZUGFeRD Rechnung erstellen möchte, bekommt also das Beste aus zwei Welten — menschlich lesbare PDF und maschinell verarbeitbares XML in einem Dokument.

ZUGFeRD-Profile im Überblick

• MINIMUM und BASIC-WL — nicht als vollwertige E-Rechnung anerkannt
• BASIC — erfüllt EN 16931, Minimalanforderung
• EN 16931 (Comfort) — Standardprofil für die meisten B2B-Rechnungen
• EXTENDED — für komplexe Rechnungen mit Rabatten und Abschlägen
• XRechnung-Profil — enthält die XRechnung-Customization, auch für B2G geeignet

Für eine rechtskonforme E-Rechnung muss mindestens das Profil BASIC erfüllt sein — ZUGFeRD 2.1 oder neuer ist Pflicht. Der aktuelle Standard ist ZUGFeRD 2.4.

Wann eine ZUGFeRD Rechnung erstellen sinnvoll ist: wenn dein Kunde sowohl einen Menschen (z. B. Buchhalter) als auch ein System (DATEV, SAP) hat, die die Rechnung verarbeiten. Die PDF bleibt lesbar, die XML wird automatisch importiert — kein doppelter Aufwand. Factora generiert ZUGFeRD-Rechnungen im Profil EN 16931 mit eingebettetem PDF/A-3 auf Knopfdruck, ohne Zusatzsoftware.

Historisch gewachsen: ZUGFeRD entstand 2014 als deutsch-französische Initiative (FeRD / FNFE-MPE) und hat sich parallel zum Factur-X-Format in Frankreich entwickelt. Beide Formate sind technisch kompatibel und teilen dieselben Profile. Für grenzüberschreitende Rechnungen innerhalb der DACH-Region ist ZUGFeRD damit oft die pragmatischere Wahl gegenüber reinem UBL oder CII.

E-Rechnung erstellen als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du von der Umsatzsteuer befreit — aber nicht von der E-Rechnungspflicht. Wer als Kleinunternehmer eine E-Rechnung erstellen möchte, muss drei Besonderheiten beachten.

1. Kein Steuerausweis

Die XML-Struktur erwartet eine Umsatzsteuerangabe pro Position. Als §-19-Kleinunternehmer gibst du den Steuersatz mit 0 % und den Steuerbefreiungsgrund nach § 19 UStG an. Der technische Code lautet „E" (Exempt from tax) mit Reason „VATEX-EU-79-C" oder einer expliziten Textangabe. Fehlt der Befreiungsgrund, wird die Rechnung bei der Validierung abgelehnt.

2. Empfangspflicht trotzdem

Auch ohne Umsatzsteuer musst du seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Deine Lieferanten dürfen elektronisch zustellen — du musst das akzeptieren. Papier oder einfache PDFs genügen nicht.

3. Archivierung nach GoBD

Auch Kleinunternehmer unterliegen der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. E-Rechnungen müssen im Originalformat (XML bzw. ZUGFeRD-PDF) unveränderlich und maschinell auswertbar archiviert werden. Factora archiviert jede finalisierte Rechnung automatisch verschlüsselt und GoBD-konform — auch im Solo-Tarif für Kleinunternehmer mit geringem Belegvolumen.

Tipp für den Einstieg: Teste deine erste E-Rechnung, indem du sie an dich selbst oder an einen kooperativen Kunden schickst und bitte um Rückmeldung, ob Import und Anzeige funktionieren. So fängst du typische Einstellungsfehler ab, bevor eine Behörde oder ein Großkunde deine Rechnung ablehnt.

E-Rechnung für Handwerker erstellen

Handwerksbetriebe haben bei der E-Rechnung besondere Anforderungen — nicht wegen des Formats, sondern wegen der Rechnungsarten. Wer als Handwerker eine E-Rechnung erstellen will, arbeitet häufig mit Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen und Aufmaß.

Abschlagsrechnung (Code 386)

Während einer laufenden Baumaßnahme stellst du Teilrechnungen über geleistete Arbeiten. Jede Abschlagsrechnung ist eine vollwertige E-Rechnung mit eigener Rechnungsnummer und muss die geleistete Teilmenge ausweisen. Der Zahlungseingang wird später auf die Schlussrechnung angerechnet.

Schlussrechnung (Code 380)

Nach Fertigstellung stellst du eine Schlussrechnung über die Gesamtsumme. Pflicht: alle Abschlagsrechnungen müssen mit Datum, Nummer und Betrag aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen werden. In XRechnung und ZUGFeRD gibt es dafür die Struktur PrepaidAmount — fehlt sie, stimmt die Summenberechnung nicht und die Validierung schlägt fehl.

Aufmaß und Leistungsnachweis

Im Bauhandwerk übermittelst du oft ein separates Aufmaß als Anhang. XRechnung erlaubt Anhänge über das Feld AdditionalDocumentReference — PDF-Aufmaße oder GAEB-Dateien lassen sich direkt einbetten. Wer eine XRechnung erstellen muss für Behörden-Aufträge (Straßenbau, öffentliche Gebäude), braucht zusätzlich die Leitweg-ID des Auftraggebers. Factora unterstützt Abschlags- und Schlussrechnungen inklusive automatischer Verrechnung.

Bauleistungen & Reverse Charge

Bei Bauleistungen zwischen Bauunternehmern greift die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG. Die Rechnung wird ohne Umsatzsteuer ausgestellt, der Empfänger meldet und führt die Steuer selbst ab. In der E-Rechnung wird das über den Steuerkategorie-Code „AE" (Reverse Charge) mit entsprechender Reason-ID abgebildet. Fehlt dieser Hinweis oder ist er falsch gesetzt, riskierst du einen falschen Steuerausweis — und beim Empfänger einen verweigerten Vorsteuerabzug.

E-Rechnung kostenlos erstellen – was ist möglich?

Eine elektronische Rechnung erstellen, ohne dafür ein Abo abzuschließen — für kleine Mengen ist das in Deutschland durchaus machbar. Der Markt hat sich 2025 konsolidiert, und mehrere Anbieter bieten Free-Tier-Lösungen ohne Abo und ohne Kreditkarte.

Worauf du beim Free-Tier achten solltest: Manche kostenlosen Tools generieren zwar XML, validieren aber nicht gegen den KoSIT-Validator — die Rechnung scheint gültig, fällt beim Empfänger aber durch. Andere exportieren nur XML ohne eingebettete PDF, was beim manuellen Versand per Mail zu Problemen führt. Prüfe also vor dem produktiven Einsatz: Wird validiert? Wird im richtigen Profil exportiert (mindestens BASIC bei ZUGFeRD)? Wird eine fortlaufende Rechnungsnummer GoBD-konform vergeben? Wird jede Rechnung archiviert?

Mit Factora erstellst du E-Rechnungen kostenlos in der Testphase — in XRechnung 3.0.2 oder ZUGFeRD 2.4, KoSIT-validiert und GoBD-konform archiviert, ohne Kreditkarte. Für den Dauerbetrieb starten Solo-Selbstständige und Kleinstunternehmen mit dem Solo-Tarif ab 14,90 €/Monat.

E-Rechnung erstellen ohne Software – geht das?

Theoretisch kann man eine XRechnung mit einem Texteditor schreiben — XML ist schließlich Klartext. Praktisch ist das keine ernsthafte Option.

Warum Word und Excel nicht reichen: Eine E-Rechnung ist kein formatiertes Dokument, sondern eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931. Word speichert zwar im XML-Format (DOCX), das ist aber kein XRechnung-konformes Schema. Excel kann CSV oder XML exportieren — ohne Customization ID, Schematron-Regeln und die hundert Pflichtfelder des Standards.

Warum eine reine PDF nicht reicht: Ein PDF ist für Maschinen ein Bild, keine Datenstruktur. Selbst eine schön formatierte PDF-Rechnung enthält keine extrahierbaren Buchungsdaten — und der Gesetzgeber akzeptiert sie seit 2025 im B2G nicht mehr.

Wer eine elektronische Rechnung erstellen will, braucht mindestens ein Tool, das aus Eingaben valides XML erzeugt und gegen den KoSIT-Validator prüft. Ohne Validierung geht die Rechnung möglicherweise raus — und wird beim Empfänger abgewiesen.

Und ELSTER? Die Bundesfinanzverwaltung bietet im ELSTER-Portal eine kostenlose Viewer-Software, mit der man eingehende E-Rechnungen lesen und menschlich verständlich darstellen kann. Erstellen kannst du mit ELSTER aber keine E-Rechnungen — das Portal ist auf den Empfang und die Visualisierung ausgelegt. Für das Schreiben einer XRechnung oder ZUGFeRD-Datei brauchst du eine eigene Lösung.

Häufige Fehler beim E-Rechnung erstellen

1. Fehlende Leitweg-ID. Wer eine XRechnung erstellen will für eine Behörde, muss die Leitweg-ID kennen. Fehlt sie, wird die Rechnung über OZG-RE abgewiesen.
2. Falsches Format. Eine PDF ohne eingebettetes XML ist keine E-Rechnung. Für B2G brauchst du XRechnung, für B2B ZUGFeRD ab Profil BASIC.
3. Keine Archivierung. Jede E-Rechnung muss 10 Jahre im Originalformat GoBD-konform archiviert werden. Nur die PDF zu speichern reicht nicht.
4. Steuerbefreiungsgrund vergessen. Kleinunternehmer ohne USt-Angabe müssen § 19 UStG explizit als Befreiungsgrund eintragen.
5. Abschlagsrechnungen nicht verrechnet. In der Schlussrechnung müssen alle vorangegangenen Abschläge abgezogen und referenziert sein.
6. Veraltete XRechnung-Version. Ab 1. August 2026 schaltet Peppol alle Versionen ≤ 2.1 ab. Mit alten Generatoren kannst du dann nicht mehr zustellen.

Wie du diese Fehler vermeidest: Nutze eine Software, die jede Rechnung automatisch gegen den KoSIT-Validator prüft, bevor sie den Status „Finalisiert" erreicht. Stelle sicher, dass deine Rechnungsnummern fortlaufend und nachvollziehbar vergeben werden. Archiviere XML und PDF im Originalzustand — das ist keine Kür, sondern gesetzliche Pflicht nach GoBD. Und halte deine Software aktuell: Die XRechnung-Version wechselt alle zwei bis drei Jahre, und alte Profile werden konsequent abgeschaltet. Mit Factora übernimmt die Plattform diese Schritte automatisch — Validierung, Archivierung, Versionspflege.

In 3 Schritten zur E-Rechnung