E-Rechnung im Handwerk: Abschlagsrechnungen, Aufmaße und Praxistipps

Das Handwerk ist digitaler als viele denken. Doch die E-Rechnungspflicht ab 2027 stellt viele Betriebe vor spezielle Herausforderungen. Anders als im reinen Warenhandel sind Handwerksrechnungen oft komplex: Abschlagszahlungen, Schlussrechnungen mit Verrechnung, angehängte Aufmaße oder Stundenlohn-Aufschlüsselungen für die Steuer (§35a EStG).

Wie bildet man das in einer XML-Datei ab? Hier ist der Praxis-Guide für Handwerker.

Die Herausforderung: Abschlagsrechnung (AZ) und Schlussrechnung (SR)

In der Papierwelt war es einfach: “Hier ist die 1. Abschlagsrechnung über 5.000€”. Am Ende kam die Schlussrechnung, man zog alles ab, fertig. In der E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) gibt es dafür feste Regeln und Codes.

Die Codes (Function Codes)

Die E-Rechnung kennt definierte Typen:

• Code 380: Normale Handelsrechnung
• Code 325: Vorauszahlungsrechnung
• Code 875: Abschlagsrechnung (Partial Construction Invoice)
• Code 876: Teilschlussrechnung
• Code 877: Schlussrechnung

Deine Software muss diese Codes automatisch setzen. Wenn du eine “Abschlagsrechnung” schreibst, muss im XML-Datensatz der Code 875 stehen, sonst lehnen Behörden die Rechnung oft automatisch ab. Mehr zu den Unterschieden zwischen XRechnung und ZUGFeRD erfährst du in unserem Formatvergleich.

Wie stelle ich die Zahlungen dar?

Bei der Schlussrechnung müssen alle vorherigen Zahlungen berücksichtigt werden. Best Practice: Die kumulative Darstellung. Liste in der Schlussrechnung die Gesamtleistung auf und ziehe die bereits geleisteten Zahlungen (PrePaidAmounts) explizit ab. Im XML-Datensatz gibt es dafür spezielle Felder (SpecifiedTradeAllowanceCharge oder PrepaidAmount). Eine gute Handwerkersoftware macht das automatisch im Hintergrund.

Aufmaße und Anlagen

“Wo packe ich mein 20-seitiges Aufmaß hin?” Eine XRechnung ist eine Textdatei. Du kannst dort keine gescannten Zeichnungen “reinkopieren”.

Die Lösung: Anhänge (Attachments). Sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung erlauben das Einbetten von Binärdateien (PDFs, Bilder, Excel).

• Das Aufmaß wird als PDF erstellt.
• Dieses PDF wird in die E-Rechnung “eingebettet” (als BinaryObject).
• Manche öffentliche Auftraggeber fordern Aufmaße auch als GAEB-Datei (XML). Auch diese kann als Anhang mitreisen.

Wichtig: Alle steuerlich relevanten Daten (Summen, Steuersätze) müssen im strukturieren XML-Teil der Hauptrechnung stehen. Ein Hinweis “Siehe Anlage” im Rechnungstext reicht bei einer E-Rechnung nicht aus!

Lohnanteil für Privatkunden (§35a EStG)

Arbeitest du auch für Privatpersonen? Dann kennst du den Ausweis des Lohnanteils für die Steuererklärung. Da Privatkunden (B2C) nicht e-rechnungspflichtig sind, kannst du hier weiterhin PDFs schicken. Wenn du aber ZUGFeRD nutzt (was wir empfehlen, um einen Prozess für alle zu haben), kann der Lohnanteil als unstrukturierte Textinformation in den “Notes” (Bemerkungen) der Rechnung stehen. Das XML-Format hat hierfür noch keine zwingend vorgeschriebene Struktur, die meisten Finanzämter akzeptieren aber die Angabe im Freitextfeld oder als separate Position.

Checkliste für Handwerker

1. Software-Check: Frag deinen Anbieter: “Kann die Software Code 875/877 (Abschlag/Schlussrechnung)?”
2. Aufmaße testen: Probiere, ein PDF-Aufmaß an eine Test-E-Rechnung anzuhängen.
3. B2G beachten: Wenn du für die Stadt/Kommune arbeitest, brauchst du oft eine Leitweg-ID. Das ist quasi die digitale Briefkastenadresse der Behörde. Diese muss zwingend in das Feld BuyerReference der E-Rechnung.
4. Archivierung: E-Rechnungen müssen 10 Jahre GoBD-konform archiviert werden – ausdrucken und abheften reicht nicht.

Das Handwerk meistert jeden Werkstoff – auch Daten. Mit der richtigen Software ist die E-Rechnung nur ein weiteres Werkzeug im Kasten. Achte bei der Wahl deines Rechnungsprogramms auf eine DATEV Schnittstelle, damit dein Steuerberater die Buchungen direkt übernehmen kann. Factora kostenlos testen – 5 Rechnungen pro Monat, dauerhaft gratis.