XRechnung 4.0: Was sich ändert und was Unternehmen jetzt wissen müssen
XRechnung 4.0 wird das größte Update des deutschen E-Rechnungsstandards seit seiner Einführung 2017. Mit einem komplett überarbeiteten Datenmodell, der Möglichkeit für Sammelrechnungen und einer neuen Erweiterungsmethodik für Branchen steht ein fundamentaler Wandel bevor. Hier erfährst du alles, was du als Unternehmer wissen musst — von den technischen Änderungen bis zum konkreten Zeitplan.
Das Wichtigste in Kürze
- XRechnung 4.0 kommt voraussichtlich Mitte bis Ende 2026
- Basiert auf der neuen EU-Norm EN 16931-1:2026
- Sammelrechnungen werden erstmals möglich — mehrere Bestellungen und Lieferungen in einer Rechnung
- Neue Erweiterungsmethodik ermöglicht branchenspezifische Anpassungen
- XML-Anhänge werden Teil des Kernmodells (bisher nur in der Extension)
- Anpassung an die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age)
- Übergangsphase geplant — XRechnung 3.0.2 bleibt zunächst gültig
- Factora wird XRechnung 4.0 rechtzeitig unterstützen
Was ist XRechnung 4.0?
XRechnung ist der deutsche Standard für elektronische Rechnungen an Behörden und — seit der E-Rechnungspflicht — zunehmend auch im B2B-Bereich. Entwickelt und betrieben wird der Standard von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats.
Die aktuelle Version ist XRechnung 3.0.2. Mit Version 4.0 steht nun ein Major Release an, das nicht nur kleine Korrekturen bringt, sondern das zugrunde liegende Datenmodell grundlegend überarbeitet. Der Grund: Die europäische Norm EN 16931, auf der XRechnung basiert, wird in einer neuen Fassung (EN 16931-1:2026) veröffentlicht.
Für eine detaillierte Einordnung der Formate empfehlen wir unseren Vergleich XRechnung vs. ZUGFeRD.
Die wichtigsten Änderungen
Neues Datenmodell (EN 16931-1:2026)
Das Herzstück von XRechnung 4.0 ist das aktualisierte Datenmodell. Die europäische Norm EN 16931 definiert, welche Datenfelder eine E-Rechnung enthalten muss — von der Rechnungsnummer über Steuersätze bis zu Zahlungsinformationen.
Die neue Fassung EN 16931-1:2026 bringt strukturelle Änderungen:
- Neue Pflichtfelder und angepasste Feldformate
- Erweiterte Steuerbehandlung für komplexere Szenarien
- Überarbeitete Validierungsregeln auf europäischer Ebene
- Anpassung an aktuelle gesetzliche Anforderungen der EU-Mitgliedstaaten
Für Softwarehersteller bedeutet das: Die Mapping-Logik zwischen dem semantischen Datenmodell und den XML-Syntaxen (UBL und CII) muss vollständig überarbeitet werden. Für dich als Anwender bedeutet es: Deine Software muss aktualisiert werden — aber dein Arbeitsablauf bleibt im Wesentlichen gleich.
Sammelrechnungen endlich möglich
Eine der meistgeforderten Neuerungen: XRechnung 4.0 löst die strenge 1:1:1-Zuordnung auf. Bisher musste jede Rechnung genau einer Bestellung und einer Lieferung zugeordnet sein. Das war für viele Unternehmen unpraktisch — besonders im Handwerk und bei wiederkehrenden Lieferbeziehungen.
Mit XRechnung 4.0 wird es möglich:
- Mehrere Bestellungen in einer Rechnung zusammenzufassen
- Mehrere Lieferungen in einer Rechnung abzubilden
- Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen flexibler zu gestalten
Praxisbeispiel: Ein Handwerksbetrieb liefert im Laufe eines Monats dreimal Material an denselben Auftraggeber. Bisher musste er drei separate E-Rechnungen stellen. Mit XRechnung 4.0 kann er eine Sammelrechnung erstellen, die alle drei Lieferungen zusammenfasst — mit korrekter Zuordnung zu den jeweiligen Bestellungen und Lieferscheinen.
Das spart nicht nur Zeit bei der Rechnungsstellung, sondern vereinfacht auch die Buchhaltung auf Empfängerseite erheblich.
Neue Erweiterungsmethodik für Branchen
XRechnung 4.0 führt eine Extension Component Library ein — ein standardisiertes Verfahren, mit dem Branchen eigene Erweiterungen zum Rechnungsstandard entwickeln können.
Was bedeutet das konkret?
- Branchenverbände können spezifische Datenfelder definieren (z. B. Bauleistungen, Pharma, Energie)
- Diese Erweiterungen werden zentral publiziert und sind für alle Softwarehersteller zugänglich
- Die Verantwortung für branchenspezifische Erweiterungen liegt bei den Branchen selbst
- Das Kernmodell bleibt schlank und universell einsetzbar
Bisher war die Extension XRechnung (die deutsche Erweiterung der EU-Norm) ein monolithischer Block. Mit der neuen Methodik wird sie modularer und flexibler. Das ermöglicht es beispielsweise dem Baugewerbe, spezifische Felder für Aufmaße und Abschlagszahlungen zu standardisieren — ohne dass jede andere Branche diese Felder mitführen muss.
XML-Anhänge im Kernmodell
Ein Feature, das sich in der Extension XRechnung bereits bewährt hat, wird mit Version 4.0 in den Kern des Datenmodells übernommen: XML-Anhänge.
Bisher konnten strukturierte Anhänge (z. B. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Leistungsnachweise) nur über die deutsche Extension als XML-Dokumente eingebettet werden. Mit XRechnung 4.0 ist das direkt im europäischen Kernmodell möglich.
Vorteile:
- Interoperabilität — XML-Anhänge funktionieren europaweit, nicht nur in Deutschland
- Automatisierung — Empfangssysteme können Anhänge maschinell verarbeiten
- Nachweisführung — Strukturierte Belege statt eingescannter PDFs
Für die meisten Unternehmen ändert sich im Tagesgeschäft wenig — die Software übernimmt die technische Umsetzung. Aber die Möglichkeit, strukturierte Dokumente direkt mitzuliefern, eröffnet langfristig neue Effizienzpotenziale.
Anpassung an ViDA und EU-Anforderungen
XRechnung 4.0 berücksichtigt die europäische Initiative ViDA (VAT in the Digital Age). ViDA ist das ambitionierte EU-Programm zur Digitalisierung des Mehrwertsteuersystems, das unter anderem vorsieht:
- Echtzeitberichterstattung (Real-Time Reporting) von Rechnungsdaten an die Finanzbehörden
- Verpflichtende E-Rechnung im innergemeinschaftlichen B2B-Handel ab 2030
- Einheitliches Meldesystem für grenzüberschreitende Transaktionen
Das überarbeitete Datenmodell der EN 16931-1:2026 legt die Grundlage dafür, dass XRechnung diese Anforderungen erfüllen kann. Für deutsche Unternehmen bedeutet das: Wer heute schon mit XRechnung arbeitet, ist auf dem richtigen Weg — auch für die europäische Zukunft.
Mehr zu den aktuellen nationalen Pflichten findest du in unserem Leitfaden zur E-Rechnungspflicht 2027.
Der vollständige Zeitplan
| Meilenstein | Voraussichtlicher Zeitpunkt | Status |
|---|---|---|
| Veröffentlichung der neuen EU-Norm EN 16931-1:2026 | Mitte 2026 | Ausstehend |
| CEN-Syntaxbinding-Dokumente (UBL + CII) | Nach Normveröffentlichung | Ausstehend |
| CEN-Validierungsartefakte | Nach Normveröffentlichung | Ausstehend |
| XRechnung 4.0 Vorabversion (nicht produktionsreif) | Kurz nach Normveröffentlichung | Geplant |
| XRechnung 4.0 finales Release-Bundle | Abhängig von CEN-Komponenten | Geplant |
| Übergangsphase XRechnung 3.0.2 → 4.0 | Nach finalem Release | Geplant |
| Ende der Übergangsfrist für XRechnung 3.0.2 | Noch nicht festgelegt | Offen |
Wichtig: Der exakte Zeitplan hängt von der Veröffentlichung der EU-Norm und der CEN-Validierungsartefakte ab. Die KoSIT hat angekündigt, zeitnah eine Vorabversion bereitzustellen — diese ist aber ausdrücklich nicht für den Produktivbetrieb gedacht.
XRechnung 4.0 vs. 3.0.2 — Was ändert sich konkret?
| Eigenschaft | XRechnung 3.0.2 | XRechnung 4.0 |
|---|---|---|
| EU-Norm | EN 16931-1:2017 | EN 16931-1:2026 |
| Sammelrechnungen | Nicht möglich (1:1:1-Zuordnung) | Ja — mehrere Bestellungen/Lieferungen pro Rechnung |
| Branchenerweiterungen | Monolithische Extension | Modulare Extension Component Library |
| XML-Anhänge | Nur in deutscher Extension | Im Kernmodell |
| Validierungsregeln | Aktuelle CEN-Artefakte | Neue, überarbeitete Artefakte |
| ViDA-Kompatibilität | Teilweise | Vollständig vorbereitet |
| Syntaxen | UBL 2.1 + CII D16B | Voraussichtlich aktualisierte Versionen |
| Schematron | ISO Schematron / SchXslt | SchXslt (bereits mit Bugfix Winter 2025/26 eingeführt) |
Für technisch Interessierte: Die Umstellung von ISO Schematron auf SchXslt wurde bereits mit dem Bugfix Release Winter 2025/26 eingeleitet. XRechnung 4.0 setzt diesen Weg konsequent fort.
Auswirkungen auf ZUGFeRD
XRechnung und ZUGFeRD basieren beide auf der EU-Norm EN 16931. Wenn das Datenmodell aktualisiert wird, hat das zwangsläufig Auswirkungen auf ZUGFeRD:
- ZUGFeRD muss nachziehen — Das FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) wird eine aktualisierte Version veröffentlichen, die mit dem neuen Datenmodell kompatibel ist
- Profile bleiben bestehen — Die bekannten ZUGFeRD-Profile (MINIMUM, BASIC, EN 16931/Comfort, EXTENDED, XRECHNUNG) bleiben konzeptionell erhalten
- Hybrid-Ansatz bleibt — ZUGFeRD bleibt ein PDF mit eingebettetem XML, nur das XML-Schema ändert sich
- Factur-X — Da ZUGFeRD und das französische Factur-X technisch identisch sind, wird auch Factur-X aktualisiert
Zeitlicher Versatz: Erfahrungsgemäß erscheint die ZUGFeRD-Aktualisierung einige Monate nach dem XRechnung-Release. Für die Übergangszeit gelten die bisherigen Versionen weiter.
Wer aktuell ZUGFeRD 2.4 (seit Januar 2026 in Kraft) nutzt, ist auf dem neuesten Stand und muss sich erst dann um die Aktualisierung kümmern, wenn die neue Version offiziell veröffentlicht wird.
Was bedeutet das für dein Unternehmen?
Jetzt: Kein akuter Handlungsbedarf
XRechnung 4.0 ist noch nicht veröffentlicht. Solange du XRechnung 3.0.2 oder ZUGFeRD 2.4 nutzt, bist du auf dem aktuellen Stand. Hier ist deine Checkliste:
- ✅ Prüfe deine aktuelle Version — Nutzt du bereits XRechnung 3.0.2? Falls nicht, solltest du jetzt aktualisieren. Alte Versionen werden im Peppol-Netzwerk abgeschaltet
- ✅ Frage deinen Softwareanbieter — Verfolgt er die Entwicklung von XRechnung 4.0? Plant er ein Update? Wann?
- ✅ Archivierung sicherstellen — Die GoBD-konforme Archivierung muss unabhängig von der Version funktionieren
- ✅ DATEV-Schnittstelle prüfen — Auch die DATEV-Anbindung muss mit der neuen Version kompatibel sein
Mittelfristig: Auf das Update vorbereiten
Sobald XRechnung 4.0 offiziell erscheint:
- Software aktualisieren — Dein Anbieter wird ein Update bereitstellen
- Testrechnung erstellen — Validiere eine Rechnung mit dem neuen Standard
- Empfänger informieren — Vor allem Behörden haben oft eigene Migrationszeitpläne
- Steuerberater einbinden — Er muss wissen, dass sich das Datenformat ändert
Langfristig: Europäische Harmonisierung
Mit ViDA und der fortschreitenden EU-weiten Standardisierung wird XRechnung 4.0 ein Baustein auf dem Weg zu einem einheitlichen europäischen E-Rechnungssystem. Wer heute investiert, profitiert langfristig von:
- Weniger Formatbrüchen bei grenzüberschreitendem Handel
- Schnellerer Verarbeitung durch einheitliche Standards
- Geringeren Compliance-Kosten durch automatisierte Validierung
Factora: Bereit für XRechnung 4.0
Das Factora-Team verfolgt die Entwicklung bei der KoSIT und im CEN aktiv. Sobald die finalen Spezifikationen vorliegen, werden wir XRechnung 4.0 implementieren und rechtzeitig vor Ablauf der Übergangsfrist ein Update bereitstellen.
Was das für dich bedeutet: Nichts. Du erstellst deine Rechnungen wie gewohnt, Factora kümmert sich um den Rest — KoSIT-validierte XRechnung, ZUGFeRD, GoBD-konforme Archivierung, DATEV-Export. Egal welche Version, egal welches Format.
→ Kostenlos starten — 5 Rechnungen pro Monat, keine Kreditkarte nötig.
Quelle: XRechnung 4.0 Umsetzung — xeinkauf.de
Häufig gestellte Fragen
Wann kommt XRechnung 4.0?
XRechnung 4.0 wird voraussichtlich Mitte bis Ende 2026 veröffentlicht. Der Zeitplan hängt von der Publikation der neuen EU-Norm EN 16931-1:2026 und der CEN-Validierungsartefakte ab. Eine Vorabversion — nicht für den Produktivbetrieb — wird kurz nach der Normveröffentlichung erwartet.
Muss ich meine Software sofort auf XRechnung 4.0 umstellen?
Nein, nicht sofort. Nach Veröffentlichung wird es eine Übergangsphase geben, in der XRechnung 3.0.2 weiterhin gültig bleibt. Dennoch solltest du sicherstellen, dass dein Softwareanbieter die Umstellung plant. Factora wird XRechnung 4.0 rechtzeitig unterstützen.
Was ändert sich bei XRechnung 4.0 für Sammelrechnungen?
XRechnung 4.0 löst die strenge 1:1-Zuordnung von Bestellung, Lieferung und Rechnung auf. Künftig können mehrere Bestellungen und Lieferungen in einer Rechnung zusammengefasst werden — ein großer Vorteil für Unternehmen mit regelmäßigen Lieferbeziehungen.
Ist ZUGFeRD von XRechnung 4.0 betroffen?
Ja, indirekt. ZUGFeRD basiert auf derselben EU-Norm EN 16931 wie XRechnung. Wenn das Datenmodell aktualisiert wird, muss auch ZUGFeRD nachziehen. Das FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) wird eine kompatible ZUGFeRD-Version veröffentlichen.
Was muss ich als Unternehmen jetzt tun, um auf XRechnung 4.0 vorbereitet zu sein?
Aktuell besteht kein akuter Handlungsbedarf. Stelle sicher, dass du bereits XRechnung 3.0.2 nutzt — das ist die aktuelle Version. Prüfe, ob dein Softwareanbieter die Entwicklung von XRechnung 4.0 verfolgt. Mit Factora bist du automatisch vorbereitet, da Updates zeitnah eingespielt werden.