Zentralregulierung in Peppol: So funktioniert zentrale Rechnungsabwicklung

Die Peppol Authority Deutschland hat eine neue Dokumentation zur Zentralregulierung im Peppol-Netzwerk veröffentlicht. Das Dokument standardisiert, wie Rechnungen und Zahlungen über einen zentralen Regulierer abgewickelt werden — ein Szenario, das vor allem für Konzerne, Einkaufsgenossenschaften und Handelsketten relevant ist. Hier erfährst du, was Zentralregulierung bedeutet, welche Verfahren es gibt und wann es für dein Unternehmen wichtig wird.

Das Wichtigste in Kürze

• Zentralregulierung = Rechnungsabwicklung über einen zentralen Vermittler (statt direkt zwischen Käufer und Lieferant)
• Neues Peppol-Dokument standardisiert die Nachrichtenflüsse
• Zwei Verfahren: Original-Verfahren und Kopie-Verfahren
• Relevant für Konzerne, Einkaufsgenossenschaften und Handelsketten
• Englische Übersetzung am 25. März 2026 veröffentlicht
• Für die meisten Unternehmen nicht direkt handlungsrelevant
• Steuerrechtlich: Leistungsaustausch bleibt zwischen Käufer und Lieferant

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Was ist Zentralregulierung?

Zentralregulierung ist ein Abrechnungsmodell, bei dem ein Dritter — der Zentralregulierer — zwischen Käufer und Lieferant geschaltet wird. Statt dass der Lieferant seine Rechnung direkt an den Käufer sendet und von diesem bezahlt wird, läuft der Zahlungsverkehr über den Zentralregulierer.

Das Grundprinzip

Im normalen Rechnungsprozess gibt es zwei Parteien:

Lieferant → Rechnung → Käufer
Käufer → Zahlung → Lieferant

Bei der Zentralregulierung kommt ein Dritter hinzu:

Lieferant → Rechnung → Zentralregulierer → (ggf. Info) → Käufer
Zentralregulierer → Zahlung → Lieferant

Der Zentralregulierer übernimmt die Zahlungsabwicklung im Auftrag des Käufers. Je nach Verfahren erhält der Käufer eine Kopie der Rechnung oder gar keine eigene Rechnung.

Warum gibt es Zentralregulierung?

Zentralregulierung entsteht überall dort, wo viele Einzeltransaktionen gebündelt werden sollen:

• Effizienz — Ein Regulierer wickelt tausende Zahlungen zentral ab, statt dass hunderte Einzelkäufer individuell bezahlen
• Einkaufsmacht — Durch gebündelte Einkäufe können bessere Konditionen verhandelt werden
• Standardisierung — Einheitliche Rechnungsprozesse über verschiedene Lieferanten hinweg
• Liquiditätsmanagement — Der Regulierer kann Zahlungszeitpunkte optimieren
• Vereinfachte Buchhaltung — Weniger Einzeltransaktionen in der Finanzbuchhaltung

Warum wird Zentralregulierung in Peppol standardisiert?

Bisher war Zentralregulierung ein individuell geregelter Prozess. Jede Einkaufsgenossenschaft, jeder Konzern hatte eigene Verfahren, eigene Datenformate, eigene Schnittstellen. Das führte zu:

• Hohem Integrationsaufwand — Lieferanten mussten für jeden Regulierer individuelle Anbindungen entwickeln
• Fehleranfälligkeit — Unterschiedliche Formate und Prozesse führten zu Zuordnungsproblemen
• Mangelnder Transparenz — Ohne einheitlichen Standard war die Nachvollziehbarkeit eingeschränkt
• Skalierungsproblemen — Neue Teilnehmer konnten nur mit hohem Aufwand integriert werden

Das neue Peppol-Dokument löst diese Probleme, indem es einheitliche Nachrichtenflüsse definiert. Lieferanten, die den Peppol-Standard implementieren, können mit jedem Zentralregulierer im Netzwerk arbeiten — ohne individuelle Anpassungen.

Das Ziel der Standardisierung

In den Worten der Peppol Authority Deutschland: Das Dokument zielt darauf ab, die „technische Koordination zwischen Teilnehmern so weit wie möglich zu standardisieren und zu reduzieren sowie die Integration in Peppol zu erleichtern.”

Konkret bedeutet das:

• Ein Standard statt vieler proprietärer Lösungen
• Automatische Zuordnung von Rechnungen, Käufern und Regulierern
• Transparente Nachrichtenflüsse mit definierten Rollen und Verantwortlichkeiten
• Reduzierter Integrationsaufwand für alle Beteiligten

Die zwei Verfahren im Detail

Das Peppol-Dokument beschreibt zwei grundlegende Verfahren für die Zentralregulierung: das Original-Verfahren und das Kopie-Verfahren. Beide haben ihre Berechtigung — welches passt, hängt von der Branche, den vertraglichen Vereinbarungen und den steuerrechtlichen Anforderungen ab.

Original-Verfahren

Beim Original-Verfahren geht die Rechnung ausschließlich an den Zentralregulierer. Der Käufer erhält keine eigene Rechnungskopie — alle Informationen laufen über den Regulierer.

Nachrichtenfluss:

1. Käufer bestellt beim Lieferanten
2. Lieferant liefert an den Käufer
3. Lieferant sendet Rechnung → an Zentralregulierer
4. Zentralregulierer prüft und genehmigt
5. Zentralregulierer bezahlt den Lieferanten
6. Zentralregulierer informiert den Käufer (Abrechnung)

Rollen im Peppol-Netzwerk:

Rolle	Peppol-Participant	Aufgabe
Lieferant	Sender	Erstellt und sendet die Rechnung
Zentralregulierer	Empfänger	Empfängt, prüft, bezahlt
Käufer	Kein Peppol-Participant	Erhält Abrechnung vom Regulierer

Typische Anwendung: Einkaufsgenossenschaften im Lebensmittelhandel, bei denen die Genossenschaft den kompletten Zahlungsverkehr für ihre Mitglieder übernimmt.

Vorteile:

• Einfacher Prozess — nur eine Rechnungszustellung
• Volle Kontrolle beim Regulierer
• Keine doppelten Rechnungsströme

Nachteile:

• Käufer hat keine direkte Rechnungskopie
• Abhängigkeit vom Regulierer für Buchhaltungsinformationen
• Weniger Transparenz für den Käufer

Kopie-Verfahren

Beim Kopie-Verfahren erhält der Käufer die Originalrechnung und der Zentralregulierer eine Kopie. Die Zahlung erfolgt trotzdem über den Regulierer.

Nachrichtenfluss:

1. Käufer bestellt beim Lieferanten
2. Lieferant liefert an den Käufer
3. Lieferant sendet Originalrechnung → an Käufer
4. Lieferant sendet Rechnungskopie → an Zentralregulierer
5. Käufer bestätigt Wareneingang/Leistung
6. Zentralregulierer bezahlt den Lieferanten

Rollen im Peppol-Netzwerk:

Rolle	Peppol-Participant	Aufgabe
Lieferant	Sender	Erstellt und sendet Rechnung + Kopie
Käufer	Empfänger 1	Empfängt Original, bestätigt Leistung
Zentralregulierer	Empfänger 2	Empfängt Kopie, wickelt Zahlung ab

Typische Anwendung: Konzerne mit zentraler Buchhaltung, bei denen die Fachabteilungen die Rechnungen inhaltlich prüfen und die Zentrale die Zahlung abwickelt.

Vorteile:

• Käufer hat vollständige Rechnungstransparenz
• Inhaltliche Prüfung durch den Käufer möglich
• Bessere Nachvollziehbarkeit für Audits

Nachteile:

• Zwei Rechnungsströme — höherer technischer Aufwand
• Synchronisation zwischen Käufer und Regulierer nötig
• Komplexerer Nachrichtenfluss

Original vs. Kopie — Welches Verfahren passt?

Kriterium	Original-Verfahren	Kopie-Verfahren
Rechnungstransparenz für Käufer	Gering	Hoch
Technische Komplexität	Niedrig	Mittel
Kontrolle beim Regulierer	Hoch	Mittel
Prüfung durch Käufer	Nicht vorgesehen	Ja
Typische Branche	Einkaufsgenossenschaften	Konzerne, Franchisesysteme
Anzahl Peppol-Nachrichten	1 pro Rechnung	2 pro Rechnung
Steuerrechtliche Klarheit	Einfach	Einfach
Audit-Fähigkeit	Über Regulierer	Direkt beim Käufer

Empfehlung: In der Praxis wird das Kopie-Verfahren häufig bevorzugt, weil es dem Käufer mehr Transparenz bietet. Das Original-Verfahren eignet sich vor allem für stark zentralisierte Strukturen, bei denen die Mitglieder die Rechnungsabwicklung vollständig delegieren.

Praxisbeispiele

Einkaufsgenossenschaft im Einzelhandel

Szenario: Eine Einkaufsgenossenschaft mit 200 Einzelhändlern bündelt den Einkauf bei 50 Lieferanten.

Verfahren: Original-Verfahren

Ablauf:

1. Ein Einzelhändler (Mitglied) bestellt über das Warenwirtschaftssystem der Genossenschaft
2. Der Lieferant liefert direkt an den Einzelhändler
3. Der Lieferant sendet die Rechnung an die Genossenschaftszentrale (Zentralregulierer)
4. Die Zentrale prüft die Rechnung gegen die Bestellung
5. Die Zentrale bezahlt den Lieferanten — oft mit ausgehandelten Skonti und Rabatten
6. Die Zentrale erstellt eine Sammelabrechnung für das Mitglied

Vorteile für alle Beteiligten:

• Lieferant: Ein Ansprechpartner, zuverlässige Zahlung, weniger Mahnwesen
• Genossenschaft: Verhandlungsmacht, Überblick über alle Bestellungen, Provisionseinnahmen
• Einzelhändler: Bessere Einkaufskonditionen, vereinfachte Buchhaltung

Konzern mit zentraler Buchhaltung

Szenario: Ein Industriekonzern mit Hauptsitz in München und 15 Tochtergesellschaften in Deutschland. Die Buchhaltung ist zentralisiert.

Verfahren: Kopie-Verfahren

Ablauf:

1. Eine Tochtergesellschaft bestellt Material bei einem Lieferanten
2. Der Lieferant liefert an die Tochtergesellschaft
3. Der Lieferant sendet die Originalrechnung an die Tochtergesellschaft
4. Gleichzeitig sendet er eine Rechnungskopie an die Konzernbuchhaltung in München
5. Die Tochtergesellschaft bestätigt den Wareneingang
6. Die Konzernbuchhaltung gleicht Rechnung und Wareneingangsbestätigung ab
7. Die Konzernbuchhaltung bezahlt den Lieferanten

Vorteile:

• Tochtergesellschaft: Hat die Rechnung zur Prüfung, kann inhaltlich validieren
• Konzernbuchhaltung: Zentraler Zahlungsausgang, Liquiditätssteuerung
• Lieferant: Schnellere Zahlung durch professionelle zentrale Abwicklung

Franchisesystem

Szenario: Eine Franchise-Kette mit 80 Franchisenehmern. Der Franchisegeber verhandelt zentrale Lieferverträge.

Verfahren: Kopie-Verfahren (oder Original, je nach Vertrag)

Ablauf:

1. Der Franchisenehmer bestellt über das zentrale Bestellsystem
2. Der Lieferant liefert an den Franchisenehmer
3. Der Lieferant sendet die Rechnung an den Franchisegeber (oder an beide)
4. Der Franchisegeber prüft gegen die Rahmenvereinbarung
5. Der Franchisegeber bezahlt und verrechnet mit dem Franchisenehmer

Besonderheit: Im Franchise-Modell ist der Franchisegeber oft sowohl Zentralregulierer als auch Vertragspartner der Rahmenvereinbarung. Die steuerrechtliche Zuordnung erfordert besondere Sorgfalt.

Technische Umsetzung: Rollen und Nachrichtentypen

Das Peppol-Dokument definiert klare Rollen und Nachrichtentypen für die Zentralregulierung:

Rollen

Rolle	Englisch	Beschreibung
Lieferant	Supplier	Erbringt die Leistung, erstellt die Rechnung
Käufer	Buyer	Bestellt und empfängt die Leistung
Zentralregulierer	Central Settlement Operator	Wickelt die Zahlung ab

Nachrichtentypen in Peppol

Für die Zentralregulierung werden die bestehenden Peppol-Nachrichtentypen verwendet — es werden keine neuen Dokumenttypen eingeführt:

• Invoice — Die Hauptrechnung (an Regulierer oder Käufer)
• Credit Note — Gutschrift (bei Korrekturen oder Retouren)
• Invoice Response — Bestätigung oder Ablehnung der Rechnung

Die Zuordnung zwischen Käufer, Lieferant und Regulierer erfolgt über die Peppol-Adressierung — hier kommt die GEBA (German Electronic Business Address) ins Spiel, die genau solche komplexen Adressierungsszenarien unterstützt.

Identifikation der Beteiligten

Im XML der Rechnung werden die Rollen über spezifische Felder abgebildet:

• AccountingSupplierParty — Der Lieferant (Rechnungssteller)
• AccountingCustomerParty — Der Käufer (wirtschaftlicher Empfänger der Leistung)
• PayeeParty / BuyerCustomerParty — Der Zentralregulierer (Zahlungsempfänger/-leister)

Die genaue Zuordnung hängt vom Verfahren (Original oder Kopie) und der vertraglichen Konstellation ab.

Zentralregulierung und deutsches Steuerrecht

Ein häufiger Irrtum: Zentralregulierung ändert nicht, wer steuerrechtlich die Leistung erbringt oder empfängt. Der Zentralregulierer ist lediglich ein Zahlungsabwickler — kein Leistungsempfänger.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Aspekt	Zuordnung
Leistungserbringer	Lieferant (unverändert)
Leistungsempfänger	Käufer (unverändert)
Umsatzsteuerpflicht	Lieferant
Vorsteuerabzug	Käufer
Zahlungsabwicklung	Zentralregulierer (im Auftrag des Käufers)

Rechnungsanforderungen nach § 14 UStG

Die Rechnung muss weiterhin die gesetzlichen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten:

• Name und Anschrift des Leistungserbringers (Lieferant)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Käufer — nicht der Regulierer!)
• Steuernummer oder USt-IdNr des Lieferanten
• Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung
• Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag

Wichtig: Auch wenn die Rechnung an den Zentralregulierer gesendet wird, muss der Käufer als Leistungsempfänger korrekt ausgewiesen sein. Nur so ist der Vorsteuerabzug beim Käufer gesichert.

GoBD-Anforderungen

Für die GoBD-konforme Archivierung gelten bei Zentralregulierung besondere Anforderungen:

• Käufer muss die Rechnung (oder eine Kopie) GoBD-konform archivieren
• Zentralregulierer muss seine Abrechnungen und Zahlungsnachweise archivieren
• Lieferant muss die ausgestellte Rechnung archivieren
• Alle Beteiligten müssen die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle sicherstellen

DATEV und Zentralregulierung

Wenn der Käufer die Buchhaltung über DATEV abwickelt, muss die Rechnungszuordnung korrekt sein:

• Die Rechnung wird dem Käufer zugeordnet (nicht dem Regulierer)
• Die Zahlung wird als Zahlung über den Regulierer verbucht
• Die Sammelabrechnung des Regulierers wird als separater Beleg erfasst

Was bedeutet das für dein Unternehmen?

Für die meisten Unternehmen: Informativ, aber nicht handlungsrelevant

Wenn du ein kleines oder mittleres Unternehmen bist und deine Rechnungen direkt an deine Kunden sendest, betrifft dich Zentralregulierung aktuell nicht. Dein normaler Rechnungsprozess — ob per E-Mail als XRechnung oder ZUGFeRD — bleibt unverändert.

Wann Zentralregulierung für dich relevant wird

Du solltest dich mit Zentralregulierung beschäftigen, wenn:

• Du als Lieferant an eine Einkaufsgenossenschaft lieferst (z. B. EDEKA, REWE-Gruppe, EUROBAUSTOFF)
• Du an einen Konzern mit zentraler Buchhaltung rechnest
• Du Teil eines Franchisesystems mit zentraler Abrechnung bist
• Du selbst eine Einkaufsgenossenschaft oder Holding betreibst

Was du jetzt tun kannst

1. Prüfe deine Geschäftsbeziehungen — Lieferst du an Strukturen mit Zentralregulierung?
2. Frage deinen Kunden — Nutzt er oder plant er Zentralregulierung über Peppol?
3. Informiere dich — Das vollständige Peppol-Dokument ist auf der XStandards Einkauf Webseite verfügbar
4. Software prüfen — Unterstützt deine E-Rechnungs-Software verschiedene Empfängeradressen?

Factora: Flexibel für jede Unternehmensstruktur

Factora unterstützt die Erstellung von E-Rechnungen an beliebige Empfänger — ob direkt an den Käufer oder an einen Zentralregulierer. Mit korrekter Zuordnung von Leistungsempfänger, Rechnungsempfänger und Zahlungsinformationen.

Egal wie komplex deine Geschäftsbeziehungen sind: Factora erzeugt rechtskonforme, KoSIT-validierte E-Rechnungen — und archiviert sie GoBD-konform.

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Quelle: Zentralregulierung in Peppol — xeinkauf.de (englische Übersetzung veröffentlicht am 25. März 2026)