E-Rechnungspflicht

E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann?

Vier Daten, eine Umsatzgrenze, wenige Ausnahmen. Alles aus dem Umsatzsteuergesetz, nichts dazu erfunden.

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Die Fristen auf einen Blick

Gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen mit Sitz in Deutschland (B2B). Eine E-Rechnung ist eine strukturierte XML-Datei nach EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD. Eine PDF ist keine E-Rechnung.

  1. 01.01.2025

    Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können

    Ausstellen darf weiterhin jeder auf Papier oder als PDF. Für die PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers.

  2. 01.01.2026

    Keine neue Pflicht

    2026 ist das letzte Jahr, in dem jedes Unternehmen noch Papier oder PDF ausstellen darf. Wer die Umstellung noch vor sich hat, testet sie in diesem Jahr.

  3. 01.01.2027

    Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz müssen E-Rechnungen ausstellen

    Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also 2026. Wer darunter liegt, darf noch bis zum 31.12.2027 Papier oder PDF ausstellen, die PDF wieder nur mit Zustimmung des Empfängers.

  4. 01.01.2028

    Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen

    Die Übergangsfristen sind vorbei, die Höhe des Umsatzes spielt keine Rolle mehr. Jede Rechnung an ein anderes Unternehmen in Deutschland ist eine E-Rechnung. Nur die Ausnahmen unten bleiben.

Wichtig: Die Grenze von 800.000 € gilt nur für das Jahr 2027. Ab 2028 ist der Umsatz egal. Und die Empfangspflicht gilt seit 2025 für alle, auch für die, die noch nicht ausstellen müssen.

Was dauerhaft ausgenommen ist

  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG dürfen weiter Papier oder PDF ausstellen (§ 34a UStDV). Empfangen können müssen sie E-Rechnungen trotzdem.
  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV).
  • Rechnungen an Privatpersonen (B2C).
  • Umsätze, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind, etwa viele Finanz-, Versicherungs- und Vermietungsumsätze (§ 14 Abs. 2 UStG).
  • Rechnungen an Unternehmen im Ausland: Die Pflicht gilt nur, wenn Aussteller und Empfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Quellen

Primärquellen, Stand der Prüfung 04.11.2026. Die Seite ersetzt keine Steuerberatung.

Wenn du die operative Seite verstehen willst, hilft der Ratgeber E-Rechnung erstellen — Formate, Pflichtangaben, Validierung und Archivierung im Zusammenhang.

Was Unternehmen 2026 konkret tun sollten

Die Pflicht wird oft wie ein Gesetzesthema behandelt. In Wahrheit ist es vor allem ein Prozess-Thema. Diese vier Schritte entscheiden, ob die Umstellung ruhig oder hektisch abläuft.

Schritt 1

Empfang absichern

Stelle sicher, dass eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien nicht in Postfächern versanden, sondern sauber in deinem Prozess landen.

Schritt 2

Formatstrategie festlegen

Definiere, wann du XRechnung brauchst und wann ZUGFeRD sinnvoll ist. Wer an Behörden und Unternehmen schreibt, braucht in der Regel beides.

Schritt 3

Archivierung klären

E-Rechnungen gehören nicht in lose Ordnerstrukturen. Archivierung, Nachvollziehbarkeit und spätere Prüfung müssen direkt mitgedacht werden.

Schritt 4

Buchhaltung anbinden

DATEV-Export und die Zusammenarbeit mit Steuerberatung oder interner Buchhaltung sollten vor dem Live-Betrieb stehen.

E-Rechnungen per API in die eigene Software einbauen

Welche Formate relevant sind

Für Deutschland zählen in der Praxis vor allem zwei Formate. Beide erfüllen unterschiedliche operative Anforderungen.

XRechnung

Reines XML-Format für strukturierte elektronische Rechnungen. Besonders relevant, wenn du an öffentliche Auftraggeber abrechnest.

Mehr zur XRechnung

ZUGFeRD

PDF mit eingebettetem XML. Im B2B-Umfeld oft der praktikablere Weg, weil Menschen und Systeme dieselbe Rechnung nutzen können.

Mehr zu ZUGFeRD

Typische Fehler in der Vorbereitung

PDF mit E-Rechnung verwechseln

Eine normale PDF sieht wie eine Rechnung aus, erfüllt aber ohne strukturierte Daten nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.

Das Thema bis kurz vor der Frist schieben

Wer zu spät testet, merkt erst im echten Betrieb, wo Formate, Pflichtfelder oder Übergaben nicht funktionieren.

Formatwahl dem Zufall überlassen

Behörden verlangen meist XRechnung. Im B2B-Alltag ist oft ZUGFeRD sinnvoll. Ohne klare Regel entstehen Rückfragen und Ablehnungen.

Archivierung als Nebenthema behandeln

Die Rechnung ist erst dann sauber im Prozess, wenn sie auch nachvollziehbar und wiederauffindbar archiviert ist.

Vorbereitung heißt nicht nur informieren, sondern testen

Wenn du 2026 strukturiert arbeitest, startest du mit getesteten Formaten, sauberer Archivierung und einem klaren Übergabepfad zur Buchhaltung statt mit improvisierten Workarounds.

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Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Was bedeutet die E-Rechnungspflicht konkret?

Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland müssen als strukturierte XML-Datei nach EN 16931 ausgestellt werden, nicht als PDF. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen solche Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie ab 1. Januar 2027 Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 alle.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Alle Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen. Empfangen können müssen sie E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 alle. Ausgenommen bleiben Kleinunternehmer, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatpersonen.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?

Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit. Die Empfangspflicht bleibt für sie aber relevant. Wer E-Rechnungen erhält, muss sie verarbeiten und archivieren können.

Welche Formate sind in Deutschland zulässig?

Entscheidend sind Formate nach EN 16931. In der Praxis sind XRechnung und ZUGFeRD die relevanten Formate. Eine normale PDF ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung.

Was sollte ein Unternehmen 2026 zuerst tun?

Zuerst den Empfang und die Archivierung absichern, danach ein sauberes Format- und Freigabekonzept aufsetzen. Im nächsten Schritt solltest du testen, ob XRechnung, ZUGFeRD, Buchhaltung und DATEV im Alltag sauber zusammenspielen.

Warum reicht eine PDF-Rechnung nicht mehr aus?

Weil eine PDF für Menschen lesbar ist, aber nicht automatisch als strukturierte E-Rechnung verarbeitet werden kann. Für die Pflicht zählt die maschinenlesbare Datenstruktur, nicht nur die sichtbare Darstellung.