E-Rechnung erstellen: Schritt für Schritt zur XRechnung & ZUGFeRD

Eine E-Rechnung erstellen heißt nicht, ein PDF zu verschicken. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der EU-Norm EN 16931 — maschinenlesbar, prüfbar, gesetzlich definiert. Dieser Leitfaden zeigt Schritt für Schritt, wie du eine konforme XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung erstellst, was Pflicht ist und wie du dir den Umweg über XML komplett sparst.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931 — ein PDF oder gescanntes Bild zählt nicht.
• Die zwei relevanten deutschen Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
• Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können.
• Die Versandpflicht kommt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
• Du brauchst kein XML-Wissen — mit der richtigen Software gibst du nur die Rechnungsdaten ein, das Format entsteht automatisch.

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Was eine E-Rechnung ist (und was nicht)

Der häufigste Irrtum: Ein per E-Mail verschicktes PDF sei bereits eine E-Rechnung. Ist es nicht. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische, elektronische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.

Daraus folgt die einfache Abgrenzung:

• Echte E-Rechnung: XRechnung, ZUGFeRD (ab Profil EN 16931 / „Comfort”) — strukturierte Daten.
• Keine E-Rechnung: klassisches PDF, JPG-Scan, Papier, Word-Dokument — auch wenn sie digital verschickt werden.

Schritt 1: Das richtige Format wählen

Für den deutschen Markt sind zwei Formate relevant. Beide erfüllen EN 16931, unterscheiden sich aber im Aufbau:

Format	Aufbau	Wann sinnvoll
XRechnung	Reines XML (UBL oder CII), kein sichtbares Layout	Behörden (B2G, hier Pflicht), Empfänger mit reiner Datenverarbeitung
ZUGFeRD	Hybrid: PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML	B2B, wenn der Empfänger auch ein lesbares PDF erwartet

Faustregel: An Behörden (B2G) führt nichts an der XRechnung vorbei. Im B2B ist ZUGFeRD oft die pragmatischere Wahl, weil der Empfänger sowohl die Daten als auch ein menschenlesbares PDF in derselben Datei bekommt. Eine ausführliche Gegenüberstellung findest du im Beitrag XRechnung vs. ZUGFeRD.

Schritt 2: Pflichtangaben bereitstellen

Eine E-Rechnung enthält dieselben umsatzsteuerlichen Pflichtangaben wie jede Rechnung (§ 14 UStG) — plus strukturierte Felder, die EN 16931 verlangt. Die wichtigsten:

• Vollständige Stammdaten von Rechnungssteller und Empfänger inklusive USt-IdNr. bzw. Steuernummer
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum
• Einzelpositionen mit Menge, Einzelpreis, Steuersatz und Steuerbetrag
• Aufschlüsselung nach Steuersätzen (BG-23 in EN 16931)
• Bei Behörden zusätzlich die Leitweg-ID und häufig eine Käuferreferenz (BT-10)

Fehlt ein Pflichtfeld oder ist es falsch befüllt, fällt die Rechnung später bei der Validierung durch — siehe Schritt 4. Typische Stolperfallen sammelt der Beitrag E-Rechnung: häufige Fehler vermeiden.

Schritt 3: Die E-Rechnung erzeugen

Es gibt drei Wege, an die fertige Datei zu kommen:

Variante A — Software / App (empfohlen)

Du gibst die Rechnungsdaten in einer Eingabemaske ein, wählst das Format und die Software erzeugt das normkonforme XML im Hintergrund. Kein XML-Editor, keine Schema-Kenntnisse. Genau dafür ist Factora gebaut: Rechnungsdaten eingeben, XRechnung oder ZUGFeRD wählen, fertig — KoSIT-validiert und GoBD-sicher archiviert. Kostenlos testen, ohne Kreditkarte.

Variante B — Manuell als XML (nicht empfohlen)

Technisch kannst du eine XRechnung in einem Texteditor von Hand schreiben. In der Praxis ist das fehleranfällig, kaum wartbar und für laufenden Rechnungsverkehr ungeeignet. Sinnvoll höchstens zum einmaligen Verstehen des Formats.

Variante C — Aus dem ERP / über DATEV

Wenn du bereits ein ERP- oder Buchhaltungssystem nutzt, lässt sich die E-Rechnung oft direkt daraus erzeugen oder über eine Schnittstelle anbinden. Wie der Datenfluss zum Steuerberater dabei sauber bleibt, beschreibt E-Rechnung & DATEV-Schnittstelle.

Schritt 4: Validieren

Bevor du versendest, sollte die Rechnung gegen das offizielle Regelwerk geprüft werden. Der Referenz-Prüfer ist der KoSIT-Validator — er kontrolliert, ob alle Pflichtfelder vorhanden sind und die Geschäftsregeln (Schematron) eingehalten werden. Gute Software validiert automatisch vor dem Versand, sodass keine fehlerhafte Rechnung das Haus verlässt. Wer manuell arbeitet, prüft mit einem KoSIT-basierten Online-Validator.

Schritt 5: Versenden

Für den Transportweg gibt es keine formale Vorschrift, solange das Format stimmt. Üblich sind:

• E-Mail mit der XRechnung oder ZUGFeRD-Datei als Anhang
• Peppol — das europäische Netzwerk für den automatisierten, sicheren Austausch zwischen Systemen
• Portal-Upload beim Empfänger (bei vielen Behörden)

Schritt 6: GoBD-konform archivieren

Eine E-Rechnung muss unveränderbar und im Originalformat aufbewahrt werden — also die XML- bzw. ZUGFeRD-Datei selbst, nicht ein nachträglicher Ausdruck. Es gilt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist, und die Ablage muss den GoBD entsprechen (Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit). Was das konkret bedeutet, vertieft E-Rechnung GoBD-konform archivieren.

Ab wann musst du E-Rechnungen erstellen?

Die Pflicht kommt in Stufen. Maßgeblich ist das Wachstumschancengesetz:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für den Versand dürfen Papier und PDF (mit Zustimmung des Empfängers) übergangsweise noch genutzt werden.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen im B2B E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, Fahrausweise sowie Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen. Den vollständigen Fahrplan inklusive der Schritte nach 2028 findest du unter E-Rechnungspflicht 2027.

Was kommt mit XRechnung 4.0?

Die aktuell gültige Version ist XRechnung 3.0.2. Für Mitte bis Ende 2026 ist XRechnung 4.0 angekündigt — die deutsche Umsetzung der überarbeiteten EU-Norm EN 16931-1:2026 mit neuem Datenmodell und erstmals möglichen Sammelrechnungen. Wer mit aktueller Software arbeitet, muss nichts manuell tun; die Details stehen in XRechnung 4.0: Was sich ändert.

Fazit

Eine E-Rechnung zu erstellen ist kein technisches Großprojekt — wenn du das richtige Werkzeug nutzt. Entscheide dich für ein Format (XRechnung oder ZUGFeRD), gib die Pflichtangaben sauber ein, lass automatisch validieren und archiviere normkonform. Den XML-Teil übernimmt die Software. Mit Factora erstellst du deine erste E-Rechnung in Minuten — ohne eine Zeile XML.