XRechnung online erstellen

Die XRechnung ist ein reines XML-Format für elektronische Rechnungen, basierend auf der europäischen Norm EN 16931. Sie wird vor allem von deutschen Behörden (Bund und Länder) verlangt und über Portale wie die ZRE eingereicht.

Im Unterschied zu ZUGFeRD enthält die XRechnung kein visuelles PDF — nur strukturierte Daten. Einen ausführlichen Vergleich beider Formate finden Sie in unserem Artikel XRechnung vs ZUGFeRD.

Mit der E-Rechnungspflicht wird die XRechnung auch im B2B-Bereich relevant. Alle Fristen und Übergangsregelungen finden Sie in unserem Leitfaden zur E-Rechnungspflicht 2027.

Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die alle Rechnungsdaten strukturiert enthält — Absender, Empfänger, Positionen, Beträge, Steuersätze und ggf. die Leitweg-ID. Es gibt kein visuelles Layout: Die Datei ist für die maschinelle Verarbeitung gedacht, nicht zum Lesen am Bildschirm.

Ein typisches Beispiel: Ein IT-Dienstleister stellt einer Bundesbehörde eine Rechnung über 5.000 € netto. Die XRechnung enthält neben den Rechnungspositionen auch die Leitweg-ID der Behörde, den Lieferzeitraum und die Zahlungsbedingungen — alles in maschinenlesbarer Form.

Mit Factora müssen Sie das XML nicht selbst schreiben. Sie geben die Daten in ein Formular ein, Factora erzeugt die XRechnung automatisch. Die erzeugte XML-Datei können Sie dann über die ZRE oder andere OZG-Portale einreichen.

Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die den Empfänger einer XRechnung im öffentlichen Sektor identifiziert. Sie besteht aus einer Kombination von Zahlen und Buchstaben und wird vom jeweiligen öffentlichen Auftraggeber vergeben.

In der Praxis erhalten Sie die Leitweg-ID in der Regel zusammen mit dem Auftrag oder der Bestellung. Sie steht oft im Vertrag, in der Auftragsbestätigung oder auf dem Bestellschein. Bei Unsicherheit fragen Sie direkt beim Auftraggeber nach.

Für Rechnungen an Bundesbehörden ist die Leitweg-ID seit November 2020 Pflicht. Viele Landesbehörden verlangen sie ebenfalls. Ohne gültige Leitweg-ID wird die XRechnung abgelehnt.

In Factora gibt es ein eigenes Eingabefeld für die Leitweg-ID. Sie wird automatisch in das XML der XRechnung übernommen. Für B2B-Rechnungen an Unternehmen ist keine Leitweg-ID erforderlich — hier eignet sich oft auch ZUGFeRD als Format.

Bevor eine XRechnung eingereicht wird, sollte sie auf Konformität geprüft werden. Der KoSIT-Validator (Koordinierungsstelle für IT-Standards) prüft, ob die XML-Datei den Regeln der EN 16931 und den deutschen Anwendungsregeln entspricht.

Typische Validierungsfehler sind: fehlende Pflichtfelder (z.B. Steuerkategorie), ungültige Leitweg-ID, falsche Datumsformate oder fehlende Summenangaben. Ohne Validierung riskieren Sie, dass die Rechnung von der empfangenden Stelle abgelehnt wird.

Factora validiert jede XRechnung automatisch vor dem Versand. Fehler werden direkt angezeigt, sodass Sie sie korrigieren können. Sie brauchen den KoSIT-Validator nicht separat herunterladen oder konfigurieren. Weitere Details zur XRechnung Software finden Sie auf unserer Übersichtsseite.

Ein IT-Beratungsunternehmen schließt ein Projekt für ein Bundesministerium ab. Die Rechnung über 12.000 € netto muss als XRechnung über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) eingereicht werden.

Die Mitarbeiterin gibt in Factora die Rechnungsdaten ein: Empfänger, Leistungsbeschreibung, Betrag und die Leitweg-ID aus dem Vertrag. Factora erzeugt das XML, validiert es mit dem KoSIT-Validator und zeigt an, dass die Rechnung konform ist.

Die XML-Datei wird heruntergeladen und über die ZRE hochgeladen. Gleichzeitig archiviert Factora die Rechnung GoBD-konform. Am Monatsende nutzt der Steuerberater den DATEV-Export für die Buchhaltung. Die gesamte Rechnungserstellung dauert unter 5 Minuten.