E-Rechnung Pflicht
E‑Rechnung Pflicht 2026
Was deutsche Unternehmen jetzt über die E-Rechnungspflicht wissen müssen — Fristen, Formate, Vorbereitung.
Jetzt vorbereitenDer Fahrplan der E-Rechnungspflicht
Empfangspflicht
Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können.
Ausstellungspflicht (groß)
Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen im B2B-Verkehr ausstellen.
Ausstellungspflicht (alle)
Alle Unternehmen müssen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.
2026 ist das Vorbereitungsjahr. Die Empfangspflicht gilt bereits, die Ausstellungspflicht greift stufenweise ab 2027. Wer 2026 seine Prozesse einrichtet, vermeidet Stress unter Zeitdruck.
Ausnahmen bei der Ausstellung: Rechnungen an Endverbraucher (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Kleinunternehmer (§19 UStG) sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit, müssen aber seit 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Mehr dazu in unserem Ratgeber für Kleinunternehmer.
Den vollständigen Leitfaden mit allen Details finden Sie in unserem Artikel E-Rechnungspflicht 2027: Der Komplettleitfaden.
Was Unternehmen 2026 konkret tun müssen
Auch wenn die Ausstellungspflicht erst 2027 bzw. 2028 greift, ist 2026 das entscheidende Jahr für die Vorbereitung. Folgende Schritte sollten Sie jetzt umsetzen:
E-Rechnungen empfangen können: Seit 2025 Pflicht. Richten Sie einen Prozess ein, um eingehende XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien zu verarbeiten.
Software auswählen: Wählen Sie eine E-Rechnung Software, die beide Formate unterstützt und GoBD-konform archiviert.
Testlauf starten: Erstellen Sie erste E-Rechnungen und prüfen Sie den Ablauf von Erstellung bis Archivierung.
Steuerberater informieren: Klären Sie, wie die Rechnungsdaten übermittelt werden sollen — z.B. per DATEV-Export.
Je früher Sie starten, desto entspannter wird der Übergang. Factora bietet einen kostenlosen Tarif mit 5 Rechnungen pro Monat — ideal zum Testen.
Welche Formate sind erlaubt?
Die E-Rechnungspflicht verlangt Formate nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:
XRechnung
Reines XML-Format, kein visuelles PDF. Wird vor allem von Behörden (Bund, Länder) verlangt. Erfordert eine Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern. Mehr auf unserer Seite zum XRechnung erstellen.
ZUGFeRD
PDF mit eingebettetem XML. Kombiniert visuelle Rechnung mit maschinenlesbaren Daten. Für den B2B-Bereich gängig. Details auf unserer Seite zum ZUGFeRD erstellen.
Eine normale PDF ohne eingebettetes XML gilt nicht als E-Rechnung. Auch eingescannte Papierrechnungen oder Bild-PDFs erfüllen die Anforderungen nicht.
Einen detaillierten Vergleich beider Formate finden Sie in unserem Artikel XRechnung vs ZUGFeRD.
So bereiten Sie sich 2026 vor — mit Factora
Factora macht den Einstieg einfach: Registrieren, Rechnung erstellen, fertig. Keine lange Einrichtung, kein ERP-System nötig.
- XRechnung & ZUGFeRD auf Knopfdruck
- GoBD-konforme Archivierung
- DATEV-Export für den Steuerberater
- Kostenloser Einstieg mit 5 Rechnungen/Monat
In 3 Schritten vorbereitet
Registrieren
Konto erstellen und Firmendaten hinterlegen.
Erste Rechnung erstellen
XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und an einen Testkunden senden.
Archivierung starten
Eingehende und ausgehende Rechnungen GoBD-konform speichern.
Für wen ist die E-Rechnungspflicht relevant?
Kleine und mittlere Unternehmen
Unternehmen im B2B-Bereich sind voll betroffen — sowohl Empfangs- als auch Ausstellungspflicht. Eine E-Rechnung Software wird zur Grundausstattung.
Selbstständige und Freiberufler
Auch Einzelunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen und ab 2028 ausstellen können. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit.
Agenturen und Dienstleister
Wer an Unternehmen oder Behörden fakturiert, braucht XRechnung oder ZUGFeRD — je nach Empfänger.
Steuerberater und Kanzleien
Steuerberater müssen Mandanten beim Umstieg unterstützen. Tools mit DATEV-Export erleichtern die Zusammenarbeit erheblich.
Typische Fehler bei der Vorbereitung
Viele Unternehmen schieben das Thema E-Rechnung auf. Dabei lassen sich typische Fehler leicht vermeiden:
PDF für ausreichend halten
Eine normale PDF ist keine E-Rechnung. Nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen die gesetzlichen Anforderungen.
Falsches Format für den Empfänger
Behörden verlangen XRechnung, B2B-Partner bevorzugen oft ZUGFeRD. Die Unterschiede erklären wir im Artikel XRechnung vs ZUGFeRD.
Fehlende Pflichtangaben
E-Rechnungen nach EN 16931 haben strenge Pflichtfelder. Fehlende Angaben führen zur Ablehnung durch den Empfänger.
Keine Validierung
Ohne automatische Prüfung (z.B. KoSIT-Validator) werden Fehler erst nach dem Versand bemerkt — das kostet Zeit und Geld.
Archivierung vergessen
E-Rechnungen müssen GoBD-konform und revisionssicher für 10 Jahre aufbewahrt werden. E-Mail-Postfach oder lokale Ordner genügen nicht.
Praxisbeispiel: Vorbereitung eines Handwerksbetriebs
Ein Elektroinstallationsbetrieb mit 8 Mitarbeitern stellt monatlich rund 30 Rechnungen an Unternehmen und Privatkunden. Der Geschäftsführer nutzt 2026, um die Umstellung vorzubereiten.
Er registriert sich bei Factora, hinterlegt seine Firmendaten und erstellt eine erste ZUGFeRD-Rechnung an einen Bestandskunden. Der Empfänger erhält eine PDF mit eingebettetem XML — lesbar für Mensch und Maschine.
Alle Rechnungen werden automatisch GoBD-konform archiviert. Am Quartalsende exportiert die Steuerberaterin die Daten per DATEV-Schnittstelle. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber wechselt der Betrieb auf XRechnung — das passende Format lässt sich pro Rechnung auswählen.
Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Grundsätzlich alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich. Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle. Die Ausstellungspflicht wird stufenweise eingeführt: ab 2027 für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?
Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit. Sie müssen aber seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Details dazu finden Sie in unserem Ratgeber für Kleinunternehmer.
Welche Formate sind erlaubt?
Erlaubt sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Eine normale PDF ohne eingebettetes XML genügt nicht.
Was muss ich 2026 konkret tun?
2026 ist das Übergangsjahr: Stellen Sie sicher, dass Sie E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Wählen Sie eine Software, die XRechnung und ZUGFeRD erzeugt, und testen Sie den Ablauf mit ersten Rechnungen.
Gibt es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
Ja. Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind Rechnungen an Endverbraucher (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Kleinunternehmer nach §19 UStG sind ebenfalls befreit.
Was passiert, wenn ich die Fristen nicht einhalte?
Rechnungen, die nicht den Anforderungen entsprechen, gelten steuerrechtlich als nicht ordnungsgemäß ausgestellt. Das kann den Vorsteuerabzug des Empfängers gefährden und bei Betriebsprüfungen zu Beanstandungen führen.
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