Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnungssoftware kaufen?

Nein. Zum Empfangen reichen ein E-Mail-Postfach und der kostenlose ELSTER E-Rechnungs-Viewer. Zum Erstellen sind Kleinunternehmer nach §19 UStG dauerhaft befreit – PDF- und Papierrechnungen bleiben zulässig.

Factora - E-Rechnung für Kleinunternehmer & Freiberufler 2026

Q: Kann ich von meinen Lieferanten eine Papierrechnung verlangen?

Nein. Seit 2025 entscheidet der Rechnungssteller über das Format. Wenn ein Lieferant E-Rechnungen verschickt, müssen Sie diese akzeptieren.

Q: Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht öffnen kann?

Sie sind trotzdem verpflichtet, die Datei im Originalformat aufzubewahren. Nutzen Sie den kostenlosen ELSTER-Viewer unter e-rechnung.elster.de zum Lesen. Im Zweifel können Sie den Lieferanten um eine zusätzliche PDF bitten.

Letzte Aktualisierung: März 2026 Lesezeit: 7 Minuten

Das Wichtigste in Kürze

TL;DR: Als Kleinunternehmer nach §19 UStG musst du keine E-Rechnungen erstellen – aber du musst E-Rechnungen empfangen können. Dafür reicht ein E-Mail-Postfach und ein kostenloser Viewer.

Was gilt 2026 für Kleinunternehmer?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für B2B-Geschäfte. Das Wachstumschancengesetz hat die Regeln grundlegend geändert. Viele Kleinunternehmer fragen sich: Muss ich teure Software kaufen? Brauche ich einen Steuerberater?

Die gute Nachricht: Für Kleinunternehmer gelten Sonderregeln. Du bist von der Erstellungspflicht komplett befreit. Aber es gibt einen Haken.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen erstellen?

Nein.

Das Jahressteuergesetz 2024 hat mit §34a UStDV eine klare Ausnahme geschaffen: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen dauerhaft befreit.

Das bedeutet konkret:

Du darfst weiterhin Papierrechnungen verschicken
Du darfst weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail senden
Du brauchst keine spezielle E-Rechnungssoftware zum Erstellen
Diese Befreiung gilt unbefristet – auch nach 2027 und 2028

Warum diese Ausnahme?

Der Gesetzgeber wollte Kleinunternehmer nicht überfordern. Da du als Kleinunternehmer ohnehin keine Umsatzsteuer ausweist und nicht vorsteuerabzugsberechtigt bist, ist der Nutzen einer strukturierten E-Rechnung für das Finanzamt gering.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja, unbedingt.

Hier liegt der Knackpunkt, den viele übersehen: Die Empfangspflicht gilt für alle Unternehmer – auch für Kleinunternehmer.

Seit dem 1. Januar 2025 kann dir jeder Geschäftspartner eine E-Rechnung schicken, ohne dich vorher zu fragen. Du kannst keine Papierrechnung mehr verlangen. Der Rechnungssteller entscheidet über das Format, nicht du.

Was heißt das praktisch?

Dein Hosting-Anbieter, dein Büromaterial-Lieferant oder dein Steuerberater schickt dir möglicherweise bereits E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format. Du musst diese:

Empfangen können (E-Mail reicht)
Öffnen und lesen können (Viewer nötig)
10 Jahre aufbewahren (GoBD-konform)

Bin ich überhaupt Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG gilt, wenn dein Nettoumsatz (seit 2025 wird nicht mehr der Bruttoumsatz herangezogen):

Im Vorjahr nicht mehr als 25.000 Euro betrug (seit 2025 angehoben von 22.000 Euro)
Im laufenden Jahr tatsächlich 100.000 Euro nicht übersteigt

Wichtig: Die 100.000-Euro-Grenze ist seit 2025 eine harte Grenze – keine Prognose mehr. Sobald du sie im laufenden Jahr überschreitest, wirst du sofort umsatzsteuerpflichtig – bereits ab dem Umsatz, der die Grenze überschreitet.

Typische Kleinunternehmer

Freiberufler im Nebenerwerb
Etsy-Verkäufer und kleine Online-Shops
Nachhilfelehrer und Coaches
Fotografen mit geringem Umsatz
Blogger und Content Creator
Vermieter von Wohnungen (auch mit höherem Umsatz, da steuerfrei)

Wie öffne ich eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine normale PDF. Sie enthält strukturierte XML-Daten, die für Menschen nicht lesbar sind. Wenn du eine E-Rechnung per E-Mail bekommst, siehst du entweder:

Eine XML-Datei (XRechnung) – sieht aus wie Code
Eine PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD) – PDF ist lesbar, aber der wichtige Teil ist versteckt

Den genauen Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD erklären wir in einem separaten Artikel.

Kostenlose Viewer

ELSTER E-Rechnungs-Viewer (Empfehlung)

Offizielles Tool der Finanzverwaltung
Kostenlos, keine Registrierung nötig
Unter e-rechnung.elster.de erreichbar
Funktioniert für XRechnung und ZUGFeRD

So geht’s:

Gehe zu e-rechnung.elster.de
Klicke auf “E-Rechnung visualisieren”
Lade deine XML- oder ZUGFeRD-Datei hoch
Die Rechnung wird lesbar angezeigt

ZUGFeRD-PDFs direkt öffnen

Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung bekommst, kannst du die PDF ganz normal mit Adobe Reader öffnen. Die Rechnung ist lesbar. Der strukturierte XML-Teil ist eingebettet, aber für den Alltag reicht die PDF-Ansicht.

Wie bewahre ich E-Rechnungen richtig auf?

Die Aufbewahrungspflicht beträgt 10 Jahre – wie bei Papierrechnungen auch. Aber bei E-Rechnungen gibt es Besonderheiten.

GoBD-Anforderungen

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verlangen:

Unveränderbarkeit: Die Rechnung darf nicht nachträglich bearbeitet werden
Maschinelle Auswertbarkeit: Das Finanzamt muss den XML-Teil auslesen können
Originalformat: Du musst die Datei so speichern, wie du sie bekommen hast

Was bedeutet das praktisch?

Erlaubt:

E-Rechnung im Originalformat auf der Festplatte speichern
Cloud-Speicher (Dropbox, Google Drive) wenn Unveränderbarkeit gewährleistet
Buchhaltungssoftware mit integrierter Archivierung

Nicht erlaubt:

E-Rechnung ausdrucken und nur den Ausdruck aufbewahren
XML-Datei in Word kopieren und als .docx speichern
Screenshot der Rechnung als einzige Kopie

Einfache Lösung für Kleinunternehmer

Erstelle einen Ordner “E-Rechnungen” auf deinem Computer oder in der Cloud. Speichere jede eingehende E-Rechnung dort im Originalformat. Fertig.

Für die meisten Kleinunternehmer mit wenigen Eingangsrechnungen pro Jahr reicht das völlig aus.

Was kostet mich das als Kleinunternehmer?

Empfangen und Aufbewahren: 0 Euro

Du brauchst:

Ein E-Mail-Postfach (hast du schon)
Den ELSTER-Viewer (kostenlos)
Einen Ordner auf deinem Computer (kostenlos)

Erstellen: Optional, aber oft sinnvoll

Auch wenn du nicht musst – E-Rechnungen zu erstellen kann Vorteile haben:

Schnellere Bezahlung durch Geschäftskunden
Professionellerer Eindruck
Vorbereitung auf Wachstum über die Kleinunternehmergrenze

Einfache E-Rechnungssoftware gibt es ab 0-10 Euro pro Monat.

Häufige Fragen

Kann ich von meinen Lieferanten eine Papierrechnung verlangen?

Nein. Seit 2025 entscheidet der Rechnungssteller über das Format. Wenn dein Lieferant E-Rechnungen verschickt, musst du diese akzeptieren.

Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung nicht öffnen kann?

Du bist trotzdem verpflichtet, sie aufzubewahren. Speichere die Datei im Original und nutze den ELSTER-Viewer zum Lesen. Im Zweifel frag deinen Lieferanten nach einer zusätzlichen PDF.

Mein Steuerberater will E-Rechnungen von mir. Muss ich das?

Nein. Du kannst deinem Steuerberater weiterhin PDFs oder Papier schicken. Allerdings kann es sein, dass er für die manuelle Verarbeitung mehr berechnet.

Ich verkaufe nur an Privatpersonen. Betrifft mich das überhaupt?

Die Erstellungspflicht betrifft dich sowieso nicht (Kleinunternehmer). Und auch die Empfangspflicht ist weniger relevant, wenn du keine B2B-Einkäufe tätigst. Aber: Sobald du von einem Unternehmen kaufst (Büromaterial, Software, Hosting), kann eine E-Rechnung kommen.

Was ist mit der 800.000-Euro-Grenze, von der alle reden?

Die betrifft dich als Kleinunternehmer nicht. Diese Grenze regelt nur, ab wann “normale” Unternehmen E-Rechnungen erstellen müssen (Details im Komplettleitfaden zur E-Rechnungspflicht 2027):

Über 800.000 Euro Umsatz: Ab 2027 Pflicht
Unter 800.000 Euro Umsatz: Ab 2028 Pflicht
Kleinunternehmer: Nie Pflicht (nur Empfang)

Checkliste für Kleinunternehmer

E-Mail-Adresse vorhanden, unter der du Rechnungen empfangen kannst
ELSTER E-Rechnungs-Viewer getestet (e-rechnung.elster.de)
Ordner für E-Rechnungen angelegt
Lieferanten informiert, dass du E-Rechnungen empfangen kannst
Aufbewahrungssystem für 10 Jahre eingerichtet

Sonderfall Freiberufler und Dienstleister

Freiberufler wie Ärzte, Architekten, Grafiker oder Berater haben oft besondere Regeln. Die wichtigsten Sonderfälle:

Ärzte und Heilberufe

Wer ausschließlich umsatzsteuerfreie Leistungen erbringt (z.B. Humanmediziner nach §4 Nr. 14 UStG), ist von der E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Aber Vorsicht: Sobald steuerpflichtige Leistungen hinzukommen – etwa Gutachten, Vorträge oder der Verkauf von Produkten – greift die Pflicht für diese Umsätze im B2B-Bereich.

Kreative: Grafiker, Texter, Designer

Kreative Freiberufler arbeiten fast immer B2B (für Verlage, Agenturen, Firmen). Für sie gilt ab 2027 bzw. 2028 die volle E-Rechnungspflicht – je nach Umsatzhöhe (Grenze: 800.000 Euro Vorjahresumsatz).

Tipp: Nutze ZUGFeRD-Rechnungen. Das PDF bleibt kreativ gestaltbar mit Logo und Layout, die XML-Daten laufen unsichtbar im Hintergrund mit. Deine Agenturkunden können die Daten direkt in ihr System importieren.

Honorarrechnungen und Gutschriften

Oft schreiben Freiberufler gar keine Rechnung, sondern erhalten eine Gutschrift vom Auftraggeber (z.B. als Dozent oder Autor). Wichtig: Auch Gutschriften müssen im E-Rechnungsformat erstellt werden. Der Gutschriftsaussteller (dein Auftraggeber) ist dafür verantwortlich – du musst die Gutschrift nur prüfen und archivieren.

Grenzüberschreitende Dienstleistungen

Kunde im EU-Ausland (B2B): Hier greift meist das Reverse-Charge-Verfahren. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nicht zwingend, aber viele EU-Länder haben eigene E-Invoicing-Regeln. Das Peppol-Netzwerk wird hier zum Standard – prüfe, ob deine Software Peppol unterstützt.
Kunde im Drittland (USA, Schweiz): Hier bleibt meist alles beim Alten (PDF/Papier). Ein ZUGFeRD-PDF funktioniert trotzdem – für den Empfänger ist es einfach ein normales PDF, das XML wird ignoriert.

Fazit

Als Kleinunternehmer oder Freiberufler hast du es relativ einfach: Du musst keine E-Rechnungen erstellen, aber du musst sie empfangen können. Dafür brauchst du weder teure Software noch einen Steuerberater. Ein E-Mail-Postfach, der kostenlose ELSTER-Viewer und ein Ordner auf deinem Computer reichen aus.

Wenn du irgendwann über die Kleinunternehmergrenze wächst oder freiwillig E-Rechnungen erstellen möchtest, gibt es einfache und kostenlose Lösungen wie Factora.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche Beratung. Stand: März 2026.

E-Rechnung für Kleinunternehmer & Freiberufler 2026